Una de les responsabilitats més importants que té una petita empresa és pagar als seus empleats amb precisió i a temps.
En el passat, la realització de nòmines era un procés minuciós que requeria que el personal de recursos humans fes un seguiment de fulls de temps dels empleats, calculés hores extraordinàries o convertís els minuts en hores.
Es va gastar un temps i recursos valuosos per assegurar -se que es van seguir les lleis i es pagaven correctament els treballadors.
Tot i que alguns continuen utilitzant mètodes tradicionals per fer un seguiment de les hores i realitzar nòmines, d’altres han adoptat un enfocament més modern.
Els sistemes d’assistència a temps permeten als treballadors introduir i gestionar les seves pròpies hores, eliminant la càrrega de l’empresari.
Al racionalitzar el procés d’assistència, les empreses han estalviat diners, augmenten la productivitat i han millorat el compliment de les lleis laborals.
Aquí hi ha tot per saber sobre els rellotges de temps dels empleats i com les organitzacions poden utilitzar -les en benefici.
Què és un rellotge d’hora dels empleats?
Un sistema de rellotge dels empleats és unaparellAixò registra els temps d’inici i final dels empleats per hora en el lloc de treball. Segons el tipus de programari de seguiment de temps, els treballadors poden colpejar -se a través d’una aplicació de rellotge de temps o d’una consola al lloc de treball.
Punch - a les dades s’integra automàticament amb un sistema de programari de nòmines que el personal de recursos humans utilitza per pagar als empleats durant les hores treballades. El programa de rellotge de temps és fer un seguiment electrònic i documentar l'assistència per mantenir la precisió de la nòmina.
Hi ha cinc tipus de rellotges diferents, inclosos -
1. Rellotges de la targeta de punxó
Els empleats insereixen una targeta de paper en una màquina en arribar i deixar la feina. La màquina segella la data i l’hora de la targeta per indicar un temps d’inici i final.
A causa de la seva senzillesa, aquests rellotges són implementats amb més freqüència per petites empreses que no utilitzen treballadors remots.
2.Rellotge digital
Amb un rellotge de temps digital, en lloc d’injectar una targeta de punxó, els treballadors llisquen una targeta amb una tira magnètica a través d’una màquina. La màquina fa un seguiment automàticament del Punch - en data i hora per a l'ús posterior del personal de nòmines.
Un toc electrònic electrònic és un altre tipus de rellotge digital que no requereix que els empleats s’aguantin amb una targeta. En lloc d'això, els treballadors van posar un codi personal en una màquina que desarà automàticament el Punch - a les dades.
3. Programari de l'estació de temps
El programari de Time Station permet als treballadors entrar i sortir a través d’un ordinador. Els empleats utilitzen un ordinador específic per a tots els Punch - ins.
O les empreses poden integrar el programari amb un ordinador personal per permetre als empleats introduir el temps a les seves estacions de treball individuals.
Un avantatge per al programari de Time Station és que les dades de temps es poden integrar amb un sistema de programari de nòmines, cosa que facilita la realització de nòmines més endavant.
4. Rellotges d’empremtes digitals
Els rellotges de temps biomètrics identifiquen una persona mitjançant trets humans individuals com una empremta digital.
Els empleats posen el dit sobre un escàner que identifica la persona coincidint amb la imatge de dits amb una imatge emmagatzemada pre- en una base de dades. Si hi ha una coincidència precisa, la màquina del rellotge de temps fa un agraïment discernible.
Els rellotges biomètrics de temps d’empremta digital impedeixen el cop de puny o el frau perquè és impossible duplicar una empremta digital.
Un altre benefici és que els empleats ja no han de preocupar -se de recordar un codi o oblidar accidentalment la seva targeta de punxó a casa. És difícil oblidar una part del cos!
5. Rellotges de punxons de mà
Un rellotge de punxó de mà és una altra forma d’un sistema d’autenticació biomètrica. En lloc d’una empremta digital, aquest tipus de rellotges utilitzen el palmell d’una mà per autenticar la identitat del treballador.
Un escàner coincideix amb una part del palmell a una imatge de base de dades emmagatzemada pre - per verificar el treballador. Igual que els rellotges d’empremtes dactilars, aquest tipus de dispositius també són útils per evitar el cop de puny i el frau de Buddy.
Per què són importants els rellotges de temps?
Treballadors que utilitzen undispositiu de cronometratgeTingueu una representació precisa de quan comenci i acabi el dia.
Els empresaris sabran exactament quan un membre de l’equip ha de dinar o un descans i quan se suposa que tornarà. D’aquesta manera, no es demana que els membres de l’equip treballin més del que se suposa.
Un sistema de programari de temps eficaç també garanteix que tothom treballa quan se suposa que ho és. Els gestors poden utilitzar Punch - en dades com a proves per enfrontar -se a aquells que arriben constantment tard o prenent dinars excessivament llargs. Això ajudarà a maximitzar els nivells de productivitat i eficiència amb el pas del temps.
El rellotge - a les dades s’integra automàticament amb un sistema de programari que fa que sigui molt més senzill perquè els empleats de recursos humans facin una nòmina. La integració de les nòmines facilita el compliment de les lleis laborals perquè hi ha dades per demostrar que els empleats treballen el nombre correcte d’hores i es paguen en conseqüència.
Com són beneficiosos els rellotges de temps?
Els rellotges de temps ofereixen diversos avantatges per a les empreses, inclosos -
1. Estalvia temps i diners
Recopila automàticament dades i realitza càlculs - perquè Punch - a les dades es recull i es calcula automàticament, el personal de recursos humans passa menys temps verificant hores i ordenant -se a través de fulls de temps.
Proporciona menys marge per a un error humà - convertir els minuts manualment a hores i estimar que les hores extres és un procés minuciós que és fàcil de calcular.
Els càlculs inexactes costen a les empreses fins a un 7% dels seus costos generals de nòmines. Això també es tradueix en més treball per modificar l'error en un sou posterior.
El programari del rellotge de temps elimina les oportunitats d’error humà i estalvia diners mitjançant la realització de tots els càlculs necessaris automàticament.
Minimitza el frau
Els empleats ja no poden demanar a un amic que els faci servir quan utilitzin un dispositiu de rellotge de temps. Alguns programes de cronometratge s’integren amb el GPS per assegurar -se que els treballadors siguin on han d’estar quan s’introdueixen.
Això també estalviarà diners assegurant que les empreses paguen exactament el que deuen a la persona correcta.
Facilita el seguiment dels costos laborals
Les empreses poden veure quins empleats treballen el major nombre d’hores i quines àrees de treball són les més cares.
El programari Time Clock també mostra qui utilitza més hores extraordinàries per completar el treball i com aquests costos s’acumulen i es comparen amb els estàndards de la indústria.
Les empreses poden prendre decisions més informades sobre si contractar més treballadors o enfrontar -se a un empleat menys productiu del que hauria de ser.
2. Augmenta la productivitat i el compromís dels empleats
Els rellotges de temps també milloren els nivells de productivitat i eficiència alhora que maximitzen la moral dels empleats. Hi ha diverses raons per això, com ara -
Els empresaris tenen accés immediat a les dades de nòmines - Els dispositius de cronometratge proporcionen a les empreses accés instantani a les dades i informes que demostren tardesa repetida o absències excessives.
En mantenir -se informat, és més fàcil abordar els problemes d’assistència i augmentar la productivitat.
Els directius poden prevenir l’absentisme
L’absentisme provoca interrupcions constants en el flux del dia - a - Operacions del dia. Els rellotges de temps faciliten als empresaris fer un seguiment dels treballadors que solen trucar regularment. Els empresaris poden treballar amb aquestes persones per prevenir i minimitzar les absències futures.
Els rellotges de temps ajuden a millorar la cultura de l'empresa
Quan hi ha un flux d’empleats que criden a la feina, hi ha el supòsit que la gestió és LAX. El personal es prendrà la feina menys seriosament i no es preocuparà de trucar a la malaltia.
Els rellotges de temps faciliten abordar els problemes d’assistència i disminuir l’absentisme, ajudant a millorar la moral. Això disminuirà els problemes d’assistència alhora que millora els nivells de productivitat.
Quines són les regles del rellotge del temps dels empleats?
ElActa de Normes de Treball Just(FLSA) autoritza un conjunt de regles per a les hores dels empleats, les hores extraordinàries i les pagues. Aquí teniu les normes i regles importants a seguir -
1. Temps de seguiment
El FLSA permet als empresaris fer un seguiment del temps de qualsevol manera que desitgin sempre que els registres siguin precisos. Les opcions inclouen -
CLOCSING BIOMETRIC -Qualsevol mètode que utilitzi un escàner biomètric per fer un seguiment del Punch - en dades de tots els treballadors
Relaxant de proximitat -Un sistema que utilitza diversos mètodes com ara targetes de punxó o insígnies d’identificació per gestionar el temps dels empleats
PC CLOCKING -Els empleats poden utilitzar programari per registrar el seu temps en un ordinador personal
SMS CLOCKING -Això proporciona una manera de recórrer la missatgeria de text
2. Arrodoniment
El FLSA permet als empresaris arrodonir el nombre de minuts dels empleats en lloc de registrar el nombre exacte de minuts treballat.
Les empreses poden mesurar el temps en increments de 10 minuts i, a continuació, arrodonir o baixar, segons la proximitat del nombre per augmentar el seguiment.
Per exemple, si una persona treballava 7 hores i 58 minuts, el 58 s’arrodoniria fins a 60. Això significa que l’empleat ha treballat un total de 8 hores.
3. El reglament de 7 minuts
La majoria de les empreses fan un seguiment del temps de 10 a 15 minuts. Per increments de 15 minuts, 7 minuts és el tall per arrodonir -lo. Durant 8 o més minuts, l’empresari s’acabaria.
Per exemple, si treballa 4 hores i 6 minuts, l’empresari pot arrodonir -se fins a 4 hores treballades. Si treballa 4 hores i 12 minuts, l'empresari pot arrodonir fins a 4 hores i 15 minuts.
Per què són importants les regles del rellotge del temps dels empleats?
La implementació de regles efectives de cronometratge és fonamental per aque conformésamb les lleis i regulacions estatals i federals. Utilitzar un rellotge de temps minimitzarà la possibilitat de trencar una d’aquestes regles.
Els empleats exempts no - són els que treballen amb un horari horari. Les empreses han de fer un seguiment de les seves hores i descansos i compensar -les per les hores extraordinàries treballades.
Com que els empleats no exempts treballen diverses hores, utilitzar un dispositiu de cronometratge ajuda a gestionar el seu temps amb precisió.
Comproveu si l'Estat ha promulgat lleis de planificació predictiva que requereixen que les empreses donin un avís avançat de qualsevol canvi en els horaris als empleats exempts no -.
També és fonamental assegurar -se que hi ha un bon sistema de cronometratge, ja que els canvis de l’horari poden fer que sigui més difícil fer un seguiment manual del temps.
Els empleats exempts de no - tenen dret a pagar en determinats estats si estan a la trucada -. Estar a la trucada - significa que un empleat està disponible per a la feina i està esperant que l'empresari es posi en contacte amb ell.
En determinats estats, aquests a - Els treballadors de trucades es compensen fins i tot si no se'ls fa feina. Pot ser difícil que el personal de recursos humans faci un seguiment del temps de - que truquin als empleats que realment no siguin al lloc de treball.
La implementació d’un sistema de rellotge de temps ajuda a complir qualsevol normativa d’estat perquè a - Els treballadors de trucades poden simplement gestionar el seu propi temps a través del telèfon mòbil o l’ordinador personal.
Les regles de FLSA dicten que els treballadors no exempts tenen dret a una paga extraordinària que equival a o més d'1 i vegades la seva paga normal si treballen més de 40 hores setmanals.
Les empreses són responsables de garantir que els empleats no exempts que les hores laborals es paguin amb precisió. Utilitzar un rellotge de temps per gestionar les hores extraordinàries, prendrà la pressió del personal de recursos humans i evitarà violar les lleis laborals.
Com gestionar el temps i l’assistència dels empleats
A continuació, es mostren les millors pràctiques per gestionar el temps i l'assistència dels empleats al lloc de treball -
1. Investigació de problemes d’absentisme
Determineu quins problemes d’absentisme existeixen, per què existeixen i les millors solucions per resoldre qualsevol problema de recurrent.
Realitzar un enfocament holístic que examina el punxó històric - en les dades, les àrees de problemes específiques i els departaments que tenen els nivells més alts d’absentisme.
2. Estratègitzar per disminuir l’absentisme
Un cop investigada i analitzada la causa principal de l’absentisme, promouen estratègies per combatre el problema. Aquí teniu les millors pràctiques -
Fer accions disciplinàries- Instrueix al departament de recursos humans que supervisi l'absentisme i que promulgis mesures disciplinàries quan sigui necessari.
Requereixen verificació de la malaltia- Al cap de dos dies, requereixen que els treballadors mostrin una nota del metge per verificar la malaltia. D’aquesta manera, s’evitarà que els empleats cridin malalts a menys que hi hagi un motiu aprovat mèdicament -.
Utilitzeu el temps de pagamentFora dels bancs- El temps de pagament dels bancs proporciona als treballadors una quantitat de dies previstos per a malalties, vacances o altres finalitats. Utilitzar un temps de pagament de pagament permet als empleats utilitzar la seva discreció per fer temps - fora de les sol·licituds.
Premiar els empleats compatibles- Implementar un Sick - Política d'incentius de la sortida quan es donen bonificacions en efectiu a aquells que tenen un mínim absentisme. Això augmentarà els nivells de productivitat alhora que crea una cultura de l’empresa que animi els treballadors a seguir les regles.
Incorporar un programa de benestar- Com que hi ha un vincle entre la malaltia i l'absentisme, la implementació d'un programa de benestar pot ser una idea beneficiosa. Si és possible financerament, oferiu una pertinença al gimnàs o proporcioneu una llista de recursos als treballadors que fomentin la vida saludable.
Per què importa un rastrejador d’assistència als empleats
Un programari eficaç de rellotge i assistència dels empleats pot racionalitzar el treball, estalviar diners i promoure l’èxit de l’empresa. Aquí teniu elMotius importantsPer què un tracker d'assistència matèria -
Demostra la possibilitat d’afrontar els problemes d’assistència
És important assegurar -se que no s’abusin de les polítiques relacionades amb el temps o els dies malalts.
Tenir un sistema de cronometratge eficaç ajudarà a la gestió a abordar qualsevol preocupació persistent amb les persones adequades.
Permet als empresaris acollir treballadors remots
Utilitzar un dispositiu de seguiment de temps dels empleats gestiona el temps dels treballadors remots i fa complir la rendició de comptes sense ser massa restrictiu.
Les empreses que vulguin estalviar diners utilitzant treballadors remots poden estar segurs que la productivitat no es veurà afectada.
Garanteix la precisió de la nòmina
Un sistema de gestió d’assistència és especialment útil per mantenir la precisió de la nòmina. Impedeix que pagui o no pagui accidentalment els empleats que no es facin de pagament o que no paguen els empleats horàries, ja que les hores es calculen exactament tal i com s’introdueixen.
Promou la col·lecció de dades de productivitat de temps real -
Utilitzant un mètode fiable per recopilar la informació real - L'assistència del temps mostra qui és productiu i qui no és.
Una visió precisa dels nivells de productivitat facilita la contractació i la programació segons les necessitats de cada departament.
Amb el pas del temps, això pot estalviar diners perquè les empreses contractaran i programen basades en dades de productivitat fiables en lloc d’instint sols.
Racionalitza les tasques de nòmines de recursos humans
Els dispositius de cronometratge permeten al treballador fer un seguiment del seu temps en lloc de confiar en un o dos empleats de nòmines per gestionar tota la tasca.
Proporciona proves en cas de demanda
Els dispositius de temps recopilen un rellotge precís - en dades que resulten útils en cas de demanda o auditoria de l'IRS.
Aquesta informació es pot utilitzar com a prova en cas que un antic empleat intenti demandar els salaris perduts o si l'estat afirma que no hi ha - compliment de les regulacions FLSA.
Conclusió
A continuació, es mostren els principals sistemes de gestió del temps.
Trieu el sistema de gestió del temps adequat- Decidiu quin dispositiu és òptim per a les necessitats de l'empresa. Les opcions inclouen el rellotge de la targeta Punch, el rellotge digital, el programari de l'estació de temps, el rellotge d'empremtes dactilars o un rellotge de punxó a mà.
Recordeu els motius per utilitzar els rellotges de temps- Els rellotges de temps proporcionen una representació precisa de les hores treballades mentre gestiona amb precisió la informació de nòmines per al personal de recursos humans.
Investigar els avantatges- Els sistemes de gestió del temps estalvien temps, diners, augmenten la productivitat i augmenten la moral en el lloc de treball.
Conegueu i seguiu les regles FLSA- Recerca FLSA Normes juntament amb les regulacions estatals per assegurar -se que es segueixen totes les lleis.
Estratègitzar per evitar l’absentisme- Implementar polítiques que fomentin l'assistència. Per exemple, promulga mesures disciplinàries per a delinqüents repetits, incorporen un programa de benestar o requereixen verificació de la malaltia.
Saber per què és important utilitzar un sistema de cronometratge- Entre altres beneficis, un sistema de gestió del temps augmenta la precisió de la nòmina, millora la productivitat, proporciona de nou - UP CLOCK - en dades i racionalitza el treball de recursos humans.
